Cara mempercepat rekonsiliasi pembayaran dengan satu sumber data

Rekonsiliasi berarti memastikan setiap pesanan yang terjual sudah dibayar, setiap pembayaran yang diterima cocok dengan pesanan, dan dana yang masuk ke rekening bank cocok dengan keduanya. Prosesnya lambat jika angka-angka itu ada di sistem yang berbeda dan harus dicocokkan secara manual. Solusinya adalah satu sumber data: satu catatan yang dirujuk oleh setiap langkah.

1. Pakai nomor pesanan Anda di mana-mana

Kirim nomor pesanan Anda sebagai merchant_reference saat membuat pembayaran, dan customer_id untuk pelanggan. Keduanya disimpan di transaksi dan muncul di dashboard, ekspor, respons API, dan setiap webhook. Anda tidak perlu menebak pembayaran mana milik pesanan mana.

2. Biarkan webhook memperbarui sistem Anda

Perbarui pesanan dari webhook payment.paid yang bertanda tangan, bukan secara manual. Jika pengiriman gagal, PAYWISE mengirim ulang, dan Anda bisa melihat serta mengirim ulang setiap percobaan di halaman Webhook. Dengan begitu sistem Anda dan PAYWISE selalu sepakat soal status.

3. Baca jumlah kotor, biaya, dan bersih di setiap transaksi

Setiap transaksi yang dibayar mencatat jumlah kotor, biaya PAYWISE, dan jumlah bersih. Biaya dihitung saat pembayaran lunas dan tidak berubah sesudahnya, jadi angka bulan lalu tetap sama saat Anda melihatnya lagi.

4. Ekspor yang Anda butuhkan

• Transaksi: filter berdasarkan status, metode, dan tanggal, lalu ekspor ke CSV.
• Laporan: total per periode, dengan ekspor CSV dan laporan rekening yang bisa diunduh.
• Laporan rekening di Finance Center: seperti rekening koran bank, satu baris untuk setiap pembayaran, pengajuan penarikan, dan payout yang dikembalikan, dari yang terlama, dengan total per periode. Ekspor sebagai CSV untuk spreadsheet atau PDF untuk arsip.

Setiap tanggal 1 Anda juga menerima laporan bulanan berisi total bulan sebelumnya.

5. Cocokkan penarikan dengan bank

Setiap penarikan punya nomor referensi sendiri, jumlah, biaya, dan jumlah yang dikirim, dan dipantau sampai selesai. Penarikan yang gagal atau ditolak menampilkan alasannya dan kembali ke dana tersedia Anda, dan laporan rekening menampilkannya sebagai dikembalikan, jadi tidak ada yang hilang di antara dua sistem.

6. Otomatiskan dengan API

Untuk volume besar, lakukan rekonsiliasi otomatis:

• GET /api/v1/transactions dengan filter status, payment_method, date_from, date_to, merchant_reference, atau customer_id;
• GET /api/v1/withdrawals untuk daftar penarikan dan statusnya.

Jalankan sekali sehari, bandingkan dengan pesanan Anda, dan cukup periksa yang tidak cocok.

Rutinitas harian yang sederhana

1. Pastikan setiap pesanan lunas di sistem Anda punya transaksi lunas dengan merchant_reference yang sama.
2. Lihat pesanan pending yang lebih dari satu hari: apakah pembayarannya kedaluwarsa?
3. Bandingkan penarikan yang selesai dengan rekening koran bank Anda.

Dengan satu sumber data, ini cukup beberapa menit, bukan satu sore.